Чому модель “ФОП замість працевлаштування” стала ризиковою

В українській практиці бізнес часто залучає фізичних осіб-підприємців для виконання робіт або надання послуг як альтернативу класичному працевлаштуванню. Причини відомі: простіша модель взаємодії, прогнозовані витрати, інколи — менше регуляторних “трудових” вимог.

Але ключовий ризик у тому, що назва договору й статус виконавця як ФОП не гарантують цивільно-правової природи відносин. Якщо фактична взаємодія відповідає трудовій, контролюючі органи (ДПС/Держпраці) та суди можуть кваліфікувати її як трудові відносини — з усіма наслідками: донарахуваннями, штрафами, адміністративною відповідальністю.

Тенденція 2024–2025 років, а особливо практика Верховного Суду, показують стабільний рух у бік підходу “превалювання сутності над формою”: важливо не те, як сторони назвали договір, а як вони реально працювали.

Ознаки трудових відносин: що перевіряють Держпраці та суди

Держпраці у листі від 19.03.2025 № 429/2.3/2.1-ЗВ-25а описує орієнтовні критерії, які на практиці використовуються як “чек-лист” для відмежування трудових відносин від цивільних. Формально лист не є джерелом права, але він реально використовується під час перевірок і в аргументації сторін.

Щоб не копіювати перелік дослівно, зведу критерії в логічні блоки — так їх зазвичай оцінює суд.

1) Інтеграція в бізнес-процес замовника

Ознака трудових відносин з’являється, коли людина фактично виконує функцію “всередині” компанії: закриває типові задачі основного виду діяльності, працює у звичному операційному режимі, як штатний персонал.

2) Підпорядкування і контроль

Якщо виконавець:

• підконтрольний менеджменту/керівнику,
• отримує вказівки щодо процесу (а не лише результату),
• працює за правилами дисципліни, стандартами якості, внутрішніми процедурами,
  — це сильний індикатор трудових відносин.

3) Організація робочого часу та місця

Фіксований графік, зміни, табелювання, постійна присутність у визначеному місці (офіс/магазин/об’єкт), робота за розкладом — типові трудові маркери.

4) Інструменти, ресурси та інфраструктура замовника

Коли людина працює на обладнанні компанії, у її системах, з корпоративними доступами, часто це свідчить про включеність у трудовий процес (особливо при постійному контролі).

5) Соціально-трудові елементи

Надання відпусток/вихідних, типове “кадрове” адміністрування, корпоративні політики як для персоналу — також грають проти цивільної моделі.

Підхід Верховного Суду: “сутність над формою” — головне правило

У спорах про перекваліфікацію відносин суди дедалі частіше застосовують логіку: договір — це форма, але визначальними є фактичні обставини. Саме тому договори “про співпрацю”, “партнерство”, “надання послуг” або навіть ФОП-контракти не рятують, якщо в реальності особа працювала як штатний працівник.

Цю тенденцію добре видно в ключових кейсах 2025 року.

Кейс 1. Торгівля/кафе: “договір співпраці між ФОП” не легалізує неоформлену працю (справа № 260/4202/24)

Постанова ВС від 06.03.2025 у справі № 260/4202/24: під час перевірки інспектори зафіксували виконання функцій продавця (продаж, розрахункові операції, взаємодія з покупцями) особою, яка фактично діяла в межах бізнесу іншого ФОП. Аргумент про “співпрацю/партнерство” між ФОП не став автоматичним виправданням — суд оцінював, що реально відбувалося в торговій точці.

Практичний висновок: якщо людина системно виконує трудову функцію (продавець/касир/бариста) у вашому закладі, з вашим РРО/ліцензіями/процесами — “партнерський” договір між ФОП не гарантує безпеки.

Кейс 2. IT-сфера: масова модель ФОП + контроль/залежність доходу — зона підвищеного ризику (справа № 640/20772/19)

Постанова ВС від 02.10.2025 у справі № 640/20772/19 (ТОВ “НВФ “ТМСОФТ”): Верховний Суд підкреслив необхідність встановлення реальної сутності відносин із ФОП, орієнтуючись на економічний зміст і фактичні ознаки, а не лише на “обкладинку” договорів. За результатом перегляду справу було направлено на новий розгляд.

Практичний висновок для IT: найбільші ризики виникають, коли:

• винагорода є регулярною і фактично “зарплатоподібною”;
• ФОП економічно залежний від одного замовника;
• робота виконується особисто, без команди/субпідряду;
• є управління процесом, інтеграція в органструктуру, використання ресурсів замовника.

Кейс 3. Бухгалтерія: ФОП-договір допустимий, але “фактичний головбух” без статусу — це трудові (справа № 140/10379/24)

Постанова ВС від 21.11.2025 у справі № 140/10379/24 (ТОВ “Брама Інжинірінг”): суд звернув увагу на те, що для виконання функцій головного бухгалтера зазвичай потрібна постійна операційна взаємодія з керівником, доступ до внутрішніх систем і конфіденційної фінансової інформації, виконання поточних доручень — тобто типові ознаки підпорядкування та включення в діяльність підприємства. За певних обставин така роль вимагає оформлення трудових відносин. Справу також скеровували на новий розгляд.

Практичний висновок: “аутсорсинг бухгалтерії” через ФОП працює безпечніше, коли послугу надає сам ФОП, має автономність у процесі, чітко фіксується результат, а не режим підпорядкованої щоденної роботи “як у штаті”.

Санкції та наслідки для бізнесу у 2026 році

1) Фінансові санкції за незадекларовану працю (ст. 265 КЗпП)

Розмір штрафу прив’язаний до мінімальної зарплати. Законом про Держбюджет-2026 мінімальну зарплату встановлено 8647 грн з 01.01.2026.

Відповідно, штраф за фактичний допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору — 10 МЗП = 86 470 грн за кожну особу, а за повторне порушення протягом двох років — 30 МЗП = 259 410 грн (з урахуванням передбачених законом умов, зокрема щодо попередження для платників ЄП 1–3 груп за перше порушення).

2) Адміністративна відповідальність посадових осіб (ст. 41 КУпАП)

Окремо може застосовуватися адмінштраф до посадових осіб за допуск без оформлення (в межах санкцій КУпАП — залежить від складу порушення та повторності).

3) Податкові ризики

У разі перекваліфікації відносин у трудові типовими наслідками стають донарахування ПДФО, військового збору та інші податкові коригування — залежно від конструкції розрахунків і того, як витрати відображались в обліку.

Як бізнесу знизити ризик перекваліфікації: практичний чек-лист

Нижче — коротка “матриця безпеки”. Вона не гарантує відсутності спору, але суттєво підсилює позицію бізнесу.

Якщо ви хочете саме цивільну модель (ФОП/послуги)

1. Фокус на результат, а не на процес: ТЗ/специфікації/акти приймання-передачі результату.
2. Автономність виконавця: без табелю, без “робочого дня 9–18”, без внутрішньої дисципліни як для персоналу.
3. Мінімум управлінського контролю: допускайте контроль якості результату, але не “керування працівником”.
4. Економічна самостійність ФОП: право працювати з іншими клієнтами; відсутність залежності 100% доходу.
5. Ризики та ресурси: по можливості — інструменти/програмні засоби/матеріали виконавця або чітко прописані правила доступу як для підрядника.
6. Заміна/субпідряд (де це можливо): право ФОП залучати помічників (з урахуванням реальних потреб і безпеки даних).

Якщо у вас фактично “штатна” роль — оформляйте трудові

Якщо людина:

• працює за графіком,
• виконує функцію в органструктурі,
• постійно підконтрольна керівнику,
• інтегрована в процес і виконує поточні доручення,
  — ризик перекваліфікації максимальний. У таких випадках зазвичай дешевше і безпечніше одразу робити трудове оформлення.

FAQ

Чи можна укласти цивільний договір із ФОП і не мати трудових ризиків?

Так, але за умови, що фактична взаємодія відповідає цивільній природі: автономність, орієнтація на результат, відсутність підпорядкування та “режиму роботи як у штаті”.

Чи рятує від ризику фраза “сторони підтверджують, що це не трудові відносини”?

Ні. Суди оцінюють не декларації, а реальні обставини (підхід “сутність над формою”).

Який штраф за неоформленого працівника у 2026 році?

За базовим правилом — 86 470 грн за кожну особу (10 МЗП); за повторність протягом двох років — 259 410 грн (30 МЗП) з урахуванням передбачених законом нюансів для платників ЄП 1–3 груп.

Які рішення ВС варто врахувати бізнесу в 2025 році?

Показові орієнтири: № 260/4202/24 (06.03.2025), № 640/20772/19 (02.10.2025), № 140/10379/24 (21.11.2025).

Висновок

Практика 2025–2026 років чітко демонструє: “ФОП-обгортка” не нейтралізує трудові ризики, якщо фактична модель співпраці схожа на працевлаштування. Верховний Суд системно підтримує підхід, коли визначальним є реальний зміст взаємодії, а не назва договору. Це означає, що бізнесу потрібно або будувати цивільну співпрацю правильно (результат + автономність), або оформлювати трудові відносини там, де роль працівника фактично є штатною.